學校 AI 軟體怎麼採購？從需求、授權到共同供應契約

學校採購 AI 軟體，順序是先確認需求與使用對象，再確認預算來源、資安個資要求與採購方式，最後才是比價。AI 軟體多半是按人數、按期間計價的授權，跟一次買斷的設備不同；買完還要經過授權指派與管理端設定，老師才看得到功能，所以驗收的重點也不一樣。本文不涉及各機關預算作業與法規細節，實際適用的採購方式請以學校採購單位與主辦機關最新公告為準。

學校採購 AI 軟體前要先確認什麼？

先確認五件事：要解決什麼問題、誰要用、要用多久、經費從哪裡來、資料能不能放進去。

• 要解決的問題：公文與通知太多、命題與批改太花時間、還是要做學生專題。問題決定要買哪一種工具。
• 使用對象與年齡：很多 AI 授權有年齡限制，例如 Google AI Pro for Education 只能指派給 18 歲以上的使用者，中小學通常只算教職員。
• 使用期間：授權多半按年或按月計，要配合預算年度與學期。
• 經費來源：學校自有預算、計畫補助或上級機關統籌，核銷方式與時程不同。
• 資安與個資：確認工具是否為教育或企業等級、資料會不會被拿去訓練模型、帳號是否由學校統一管理。

學校採購軟體有哪些常見方式？

實際採購方式會依學校身分、採購金額、經費來源、產品是否有契約品項，以及主管機關規定而不同。以下介紹學校實務上可能遇到的幾種路徑，不取代採購單位的法規判斷：

共同供應契約可以買 AI 軟體嗎？

AI 軟體能不能透過臺灣銀行共同供應契約採購，必須確認當期契約是否有對應品項、適用資格與下訂條件，不能只看產品名稱判斷。學校口中的「台銀標」，指的是臺灣銀行共同供應契約，鴻綸科技是該契約的供應商，品項涵蓋電腦主機、顯示器、平板、顯示卡、數位相機與電腦軟體。軟體類別裡有作業系統、文書、防毒、虛擬化、繪圖等授權，但個別 AI 授權是否在當期品項內，要以契約公告查詢為準。我們在報價時會一起確認可以走哪一種管道。

站上整理了契約內的軟體品項，可以先看 共同供應契約電腦軟體品項，或 AI 相關軟體 這一類。

詢價時要問廠商哪些問題？

至少要問清楚產品資格、授權方式、適用帳號、數量、合約期間、導入支援與教育訓練。以下是我們建議學校在詢價時就問的 10 個問題：

1. 這是教育版還是一般版授權？學校符合購買資格嗎？
2. 授權是按人數、按裝置還是按全校計價？
3. 有沒有年齡限制？學生可以用嗎？
4. 需要先有哪一種平台或版本（例如特定的 Workspace 版本）才能買？
5. 年約和按月計費的差別？中途可以增減人數嗎？
6. 資料會不會被用來訓練模型？資料存放與刪除怎麼處理？
7. 買完後誰負責授權指派與管理端設定？要多久才能用？
8. 報價有沒有包含研習？研習和授權能不能分開買？
9. 可以走共同供應契約嗎？要準備哪些文件？
10. 到期續約時價格與條件會不會變？

採購 AI 軟體要做哪些資安與個資確認？

至少要確認四件事：資料會不會被用來訓練模型、帳號是否由學校統一管理、資料存放與刪除怎麼處理，以及哪些資料不能放進 AI。

• 資料用途：教育或企業等級的授權，通常會在條款中說明客戶資料不用於訓練模型；個人版不一定如此，採購時要看清楚授權等級。
• 帳號管理：使用學校網域帳號，才能統一開關功能、處理離職與畢業帳號。
• 資料存放與刪除：確認對話與檔案保存多久、帳號刪除後資料怎麼處理。
• 校內規範：先訂好哪些個資與機密資料不能放進 AI，並在研習時講清楚。

校園個資的整體檢查重點另見 個資法與校園資安須知。

報價前學校通常還缺哪些資料？

詢價前先準備以下資料，通常能讓廠商較快確認適用方案與報價條件。其中最常缺的是實際使用人數、現有平台版本與第一批使用者：

• 預計使用人數，教師與學生分開算
• 目前使用的 Google Workspace for Education 版本
• 希望先從哪一群人開始（行政、種子教師、特定年級或系所）
• 是否需要搭配教師研習
• 預計導入時間與經費來源
• 預計走的採購方式

訂購 Workspace for Education 的 Standard 或 Plus 時，還要提供證明機構符合教育資格的文件，建議連同聯絡窗口一起寫進資訊業務交接資料。

AI 軟體驗收要確認什麼？

驗收不只看授權數量對不對，要確認老師登入後真的看得到功能。建議至少做三件事：

• 授權指派：到管理主控台確認授權已指派給正確的帳號，數量與合約一致。
• 應用程式開關：確認對應的應用程式與服務已開啟。授權指派完成但功能沒開，是導入時最常卡住的地方。
• 實機登入：請兩三位不同身分的使用者實際登入，確認看得到功能，再把續約日與窗口寫下來。

以 Google AI Pro for Education 為例，授權開通與管理端設定通常一到兩週內可以完成。費用的算法見 Google AI Pro for Education 費用怎麼算，硬體設備的採購另見 學校資訊設備採購指南。