學校 Google 帳號生命週期管理：新生建檔、畢業生轉出與停權 SOP

每年七到九月，資訊組長的行事曆上一定有兩件事：新生帳號要在開學前生出來，畢業生帳號要在某個時間點收掉。批次新增使用者的操作步驟，管理主控台校園設定指南已經講過；本頁要談的是操作步驟以外、真正容易出錯的部分——什麼時候做、用什麼規則做、離校學生的資料誰負責、帳號什麼時候才可以真的刪掉。

為什麼要當成「生命週期」管理，不是開一次帳號就結束

學生帳號從入學到畢業，中間至少會經過四個事件：建立、升年級（OU 搬移）、畢業或轉出（停權）、資料處理完畢（刪除）。多數學校只把心力放在「建立」這一步，升年級跟畢業處理常常是想到才做，結果就是：新學年度開始了，OU 裡還混著已經升上去的舊年級設定；畢業好幾年的帳號還掛在網域裡占用儲存空間；某個離職老師的帳號還能收發信。把這四個事件當成同一份時程表管理，才不會每年都在補救。

新生入學：建檔前要先決定的兩件事

命名規則，第一屆就要定案

常見兩種做法：

學號（或入學年度＋班級＋座號）：唯一、不會撞名，缺點是老師不容易從帳號認出是哪個學生，得另外對照名冊。
姓名拼音：好認好記，缺點是撞名（尤其菜市場姓名）需要額外的後綴規則，學生改名時也比較麻煩。

多數學校會選不隨學生更動的識別碼（學號或入學年度＋座號），把真實姓名放進使用者個人資料的顯示名稱，兩邊各取所需。這個規則要在第一屆建檔前定案：帳號開下去之後才改，等於要求全校重新記帳號，也會打亂已經分享出去的檔案權限。

機構單位（OU）要照「年級」規劃

建議用 /學生/一年級、/學生/二年級……這樣依年級分層，之後 Gemini、Classroom 這類服務要不要開放給某個年段，直接在 OU 層級設定即可，不必逐一設定使用者。OU 的建立方式見管理主控台校園設定指南。

開學前兩週：新生批次建檔的時程

建議把時程抓在開學前至少兩週，理由不是效率考量，是實務上真的會卡：

CSV 第一次上傳很少一次全對。機構單位路徑打錯、標題列被改過、電子郵件格式有誤，都要抓出來、修正、重新上傳，這個來回需要時間。
服務開關要時間生效。新帳號建在某個 OU 之後，該 OU 開放的 Classroom、Gemini 等服務不一定馬上全部生效，提早測試才能在開學第一天前確認正常。
先試三筆，別直接匯全校。格式有問題時，三筆帳號的錯誤好收拾，三百筆的錯誤要花時間一筆一筆對。

在校生升年級：容易被忽略的 OU 搬移

新學年度開始，全校在校生的帳號要整批從「二年級」OU 搬到「三年級」OU（依此類推）。這一步很容易被忽略，結果是新學年度用的還是舊年級的服務開關與政策，例如三年級學生還被套用二年級的 Gemini 開放範圍。批次搬移機構單位的做法，見管理主控台校園設定指南裡「把裝置搬到另一個機構單位」的同一套邏輯（使用者頁面可以勾選多筆帳號後，一次變更機構單位）。建議把「搬移在校生 OU」跟「新生建檔」排進同一份開學前檢查清單，兩件事一起做，不要分開處理，才不會漏掉其中一項。

畢業生與轉出學生：停權、資料轉出、刪除，三個階段分開做

離校學生的帳號處理，建議拆成三個階段，中間留緩衝時間，不要「畢業當天就刪除」：

階段	做什麼	為什麼分開
一、停權（Suspend）	畢業典禮後或學期結束時，把該屆學生帳號整批停權。停權後帳號登不進去、不能收發信，但資料還在。	停權可以隨時復原，刪除不行。萬一有學生的成績單、作品集還沒下載完，停權階段還來得及補救。
二、資料轉出	依需求選：用管理主控台的資料移轉工具把雲端硬碟內容轉給導師或保管帳號；或讓學生自己在畢業前用 Google Takeout 匯出到個人帳號。	刪除帳號後，沒有轉移或備份的檔案不會留下副本。這一步一定要在刪除前完成，且最好在畢業前就提醒學生自己備份。
三、刪除	確認資料轉出完成、且過了學校規定的保存期限後，才排定時間刪除帳號，釋放網域的儲存空間額度。	刪除不可逆，晚一點做沒有壞處；資料保存期限請依貴校個資保存政策，並可參考個資法與校園資安須知。

轉學生（轉入、轉出）比照同一套邏輯：轉入視同新生，差別只在建檔時間點不固定，需要一套隨到隨辦的簡化流程；轉出視同畢業，先停權再處理資料。轉出學生的帳號處理很容易被行政流程漏掉——建議在轉學公文核准的同時，就把「停權該生 Google 帳號」列進承辦人的標準作業檢查項目，不要等到有人發現帳號還能用才處理。

把四個時間點整理成一份年度檢查清單

開學前兩週：新生帳號 CSV 建檔、先試三筆再匯全校、在校生 OU 整批搬移到新年級。
開學後一週：抽測各年級帳號能否正常登入、Classroom 與 Gemini 等服務是否依 OU 正確開放。
畢業前一個月：公告資料轉出方式（Takeout 或申請轉移），提醒學生自行備份。
畢業後：該屆帳號整批停權；確認資料轉出完成後，依保存政策排定刪除時間。

本頁整理的是實務操作順序與時程建議，資料保存期限請依貴校（或主管教育行政機關）的個資保存政策辦理；管理主控台的實際欄位名稱與位置以 Google 當期介面為準。

常見問題

畢業生的 Google 帳號應該停權還是直接刪除？

建議先停權（Suspend），不要直接刪除。停權後帳號登不進去、也不能收發信，但資料還在，之後要復原或轉出都來得及；一旦刪除，雲端硬碟裡沒有轉移或備份的檔案會直接消失，而且過了保留期就救不回來。等確認該屆學生的資料都已妥善轉出或依學校政策保存期限過了，再排定時間刪除。

學生畢業後，雲端硬碟裡的檔案怎麼處理？

三個選項：一是用管理主控台的資料移轉工具，把畢業生帳號裡的雲端硬碟內容轉移到另一個帳號（例如導師或指定的保管帳號），適合需要留存班級共同作業成果的情況；二是讓學生自己在畢業前用 Google Takeout 把個人資料匯出到自己的個人帳號；三是依學校的資料保存政策，直接隨帳號一併封存或刪除。三種做法要在停權前就決定，不要等刪除前一天才想。

新生帳號的命名規則，學號跟姓名拼音哪個好？

沒有標準答案，但要在第一屆建檔前就定案，因為改規則等於要求所有人重新記帳號、也牽動已分享的檔案權限。學號的優點是唯一、不會跟其他學生撞名，缺點是老師記不住學生是誰；姓名拼音的優點是好認、好記，缺點是撞名（尤其菜市場姓名）要另外處理後綴規則，且姓名有異動（例如法定改名）時比學號複雜。多數學校會用「學號」或「入學年度＋班級＋座號」這類不隨學生更動的識別碼，把姓名放在使用者個人資料的顯示名稱裡即可。

新生帳號應該提早多久建立？

建議在開學前至少兩週完成建檔，並實際登入測試至少幾個帳號。原因是 CSV 批次上傳常見的欄位格式錯誤、機構單位路徑打錯，第一次上傳很少一次全對，抓格式問題與重新上傳都需要時間；另外新帳號要能收到 Classroom 邀請、能用 Gemini 等服務，也需要等 OU 的服務開關生效。留兩週緩衝，開學第一天帳號才不會來不及用。

在校生的機構單位（OU）要不要每年重新調整？

要。多數學校用「年級」規劃 OU（例如 /學生/一年級、/學生/二年級），代表每年升級時，全校在校生的帳號都要整批搬移到下一個年級的 OU，這一步常被忽略，結果新學年度用的還是舊年級的服務開關與政策。建議把「開學前搬移在校生 OU」跟「新生建檔」排在同一份檢查清單裡，兩件事一起做，不要分開處理。

轉學生（轉入、轉出）帳號怎麼處理？

轉入學生視同新生建檔，差別只在建檔時間點不固定，需要有一套隨到隨辦的簡化流程（例如單筆新增而非等下一批 CSV）。轉出學生比照畢業生處理：先停權、確認資料轉出或保存需求後再決定刪除時間，差別是轉出通常沒有固定的學年度時間點，行政上更容易漏掉，建議在轉學公文核准後，把「停權該生 Google 帳號」列進承辦人的標準作業檢查項目。

作者：鴻綸科技 Steve｜最後更新：2026 年 8 月 29 日