學校雲端硬碟空間不足怎麼辦
100TB 共用池怎麼運作、快撞到配額時該先查什麼、清理與升級怎麼選。
作者：鴻綸科技 Steve｜最後更新：
先搞清楚一件事：這是「共用池」，不是每人一份
Google for Education 的儲存空間，不管是 Education Fundamentals、Education Standard，還是 Teaching and Learning Upgrade，基準都是整個網域共用 100TB，不是「每個帳號各自 100GB」這種概念。全校師生的 Google 雲端硬碟、共用雲端硬碟、Gmail 附件、Google 相簿檔案，全部加總算在同一個池子裡。這代表任何一個帳號長期囤積大量檔案，吃掉的是全校共用的額度，不是他自己的。
很多學校收到儲存空間警告時，第一反應是「要不要買更多空間」，但常見的真正原因是沒有人盤點過用量，某幾個帳號累積了多年沒清的檔案。升級之前，先花時間查清楚額度都花在哪，往往比直接升級划算。
哪些東西會計入額度
- 雲端硬碟裡的一般檔案：PDF、圖片、影片、壓縮檔等上傳檔案，含個人雲端硬碟與共用雲端硬碟。
- Gmail 信件與附件：長年累積的信箱附件是容易被忽略的一塊。
- Google 相簿：手機自動備份相片影片，教師個人帳號常常在不知情下佔用大量空間。
- Google 文件／試算表／簡報／表單／繪圖檔案：注意，這點在 2022 年 5 月後改變過——只要是新建立或編輯過的原生格式檔案，同樣計入容量，不是舊觀念裡「Google 原生格式不佔空間」。
額度快用完時會發生什麼事
官方機制是「超額 25%，或超額狀態持續 14 天，以先到的情況為準」才會開始限制服務。到那個門檻後：
- 使用者無法再上傳新檔案到雲端硬碟
- 無法在文件／試算表／簡報／繪圖建立新檔案
- 受影響的既有檔案無法編輯或複製
- Google 表單無法再被填答者提交
- Google Meet 無法錄製新會議
但帳號仍然能登入、瀏覽與下載既有檔案、正常收發信件，不是整個帳號被鎖死。掌握這個門檻的意義是：管理員應該在超額之前、透過用量報表提早發現，而不是等到教師反映「檔案傳不上去」才知道出事。
管理員怎麼監控與盤點
Google 管理主控台有專門的儲存空間報表，能看到：
- 全網域整體用量的成長趨勢
- 雲端硬碟／Gmail／相簿三種服務各自的佔比
- 依帳號排序，找出用量明顯異常的少數使用者
- 視需要對特定使用者或群組設定個人儲存空間上限
建議每學期跑一次這份報表當作例行盤點，而不是等收到系統警告才處理。常見的空間佔用大戶包括：畢業多年沒停用的校友帳號（見帳號生命週期管理）、累積多年教材與活動影音的教師個人帳號、共用雲端硬碟裡重複上傳的舊版檔案。
清理，還是升級？
兩條路不衝突，但建議先清理再評估升級，因為多數學校撞到配額的原因是「該清的沒清」，不是真的需要的容量已經超過 100TB：
- 清理優先做：停用畢業校友帳號前先確認資料轉移或封存規則（可對照帳號生命週期管理）、清掉共用雲端硬碟裡的重複檔案、關閉不需要的相簿自動備份。
- 清完仍不夠，再看升級：Teaching and Learning Upgrade 與 Education Plus 這兩個版本，每個授權會額外附加固定容量，等於用授權數換算擴大共用池上限。實際附加容量、費用與是否符合貴校現況，屬於採購與授權規劃的一部分，建議直接洽詢Google Workspace for Education 授權導入服務確認最新方案，不要照網路上的舊數字直接編列預算，官方政策調整過不只一次。
需要協助盤點用量、規劃升級方案，或評估貴校現有授權版本是否符合需求，歡迎聯絡我們。
資料來源：Google Workspace Admin Help - Overview of Google Workspace for Education storage、Set storage limits。政策與容量數字以 Google 官方最新公告為準。
